ecoDMS, DAS digitale Dokumentenmanagementsystem

Neue Generation der Dokumentenarchivierung

 

Um Daten rechtsicher zu speichern, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als digitale Lösung notwendig. Es senkt Zeitaufwand sowie Kosten und steigert die Produktivität. Die Archivierung in einem DMS funktioniert digital: Dokumente werden nur als digitale Datenkopien auf Sicherungsservern und lokalen Speichermedien gesammelt. Ein großer Vorteil: Jeder autorisierte Mitarbeiter kann unabhängig vom Format der Datei auf diese innerhalb kürzester Zeit zugreifen und ganze Datenbestände durchsuchen.

 

Arbeiten im Homeoffice und die Aktenordner stehen in der Firma

 

Mit ecoDMS, einem plattformunabhängigen Dokumentenmanagementsystem können alle Dokumente gescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden.

Die Dokumente werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

 

Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Alle Daten liegen sicher im Unternehmen, in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern. Das gesamte System befindet sich am eigenen Installationsort.

 

Auszug der vielen Möglichkeiten und Vorteile mit ecoDMS:

 

• Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien: z.B. PDF, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen,                                             Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.

• Plattformunabhängiges Client-Server-System
• Automatische Volltextindizierung (OCR Tesseract)
• Suchfunktionen: z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
• Automatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
• Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
• Bequeme Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
• Einfache E-Mail Archivierung aus Thunderbird & Outlook
• Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
• Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
• Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP / Active Directory
• Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
• Versionsverwaltung
• Revisionskonforme Historie
• Komfortable Backup & Restore Funktionen
• Modernes Container-Speichersystem
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
• Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
• Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker, Android, iOS